In het overzicht boekingen kun je boekingen koppelen aan een ritstaat. Je kunt de inschrijvingsstatus veranderen en je kunt ritstaten aanmaken.
Als een deelnemer inschrijft op een uitje, noemen we dat een boeking. Alle boekingen (inschrijvingen) worden verzameld in de boekingen lijst. Deze is bereikbaar via de menuknop “Lijst Boekingen”.
De menu-knop “Lijst Boekingen” toot alle boekingen die gemaakt zijn met alle statussen erbij. De lijst is gesorteerd op datum uitje. Als een uitje geen boekingen heeft, staat deze niet in de lijst.
Je kunt een selectie maken van welke uitjes je ziet door te kiezen uit:
- Alle boekingen tonen
De lijst toont alle boekingen. Gesorteerd op datum uitje. - Boekingen vandaag en later (standaard)
Alle boekingen van evenementen die vandaag en na vandaag plaatsvinden. - Boekingen van afgelopen week
Alle boekingen die de afgelopen 7 dagen zijn geweest. Makkelijk voor de administratie. - Alleen gepubliceerde uitjes tonen
Alle boekingen van uitjes die gepubliceerd zijn, worden getoond. - Alleen niet gepubliceerde uitjes tonen
Alle boekingen worden getoond van uitjes die de status “niet gepubliceerd” hebben. - Alle uitjes die vandaag en later gepland zijn, staan onderin in de lijst, zodat je die ook per stuk kunt kiezen. Dat scheelt zoeken.
Kies een optie en druk op “tonen” om de lijst te filteren.
Status van de boeking / inschrijving
De status van de inschrijving is terug te zien in deze lijst boekingen. Je kunt deze (als je rechten hebt) wijzigen.
- Gereserveerd – de deelnemer wil mee, maar heeft nog niet betaald *)
- Ingeschreven – de deelnemer gaat mee
- Wachtlijst – de deelnemer staat op de wachtlijst
- Zelf Afgezegd – de deelnemer heeft afgezegd
- No-show – de deelnemer is niet op komen dagen
- Gecancelled – de deelnemer is door de opstapbus afgezegd
- Niet betaald – de deelnemer heeft niet betaald en kan niet mee *)
*) dit is alleen van toepassing bij “vooruit betalen“
Als je dit veld wijzigt, vraagt de opstapboeker of je de deelnemer wilt inlichten dat de status gewijzigd is:
Kies je “OK” dan wordt er een mail gestuurd naar de deelnemer dat de status van zijn / haar boeking is gewijzigd. Dit kan alleen als de deelnemer een email adres heeft.
Voor elke status is een e-mail template beschikbaar. Deze vind je bij de instellingen en dan “teksten”.
Boekingsinformatie
Naast de status zie je meer informatie:
- De ritstaat (bus)aarop de deelnemer geboekt is
- Wanneer is ingeschreven (datum en tijd) en de initialen van de boeker, of “online” als de deelnemer zelf heeft ingeschreven via de site.
- De status van de betaling van deze boeking
Je kunt ook zie of er een extra informatie is, bijvoorbeeld:
- een keuze die doorgegeven moet worden voor het maken van een bloemstukje of iets dergelijks.
- Als de deelnemer speciale wensen heeft voor deze boeking.
Deelnemers koppelen aan een ritstaat
Ieder uitje kan 1 of meer ritten hebben (en dus ook ritstaten). In de lijst van boekingen kun je de deelnemer (boeking) koppelen aan de juiste rit(staat).
Voordat je de deelnemer kunt koppelen aan een ritstaat, maak je eerst een ristaat aan.
Je kunt er voor kiezen om de ritstaat automatisch aan te laten maken bij het maken van een uitje.
Na het aanmaken van de ritstaat kun je bij de deelnemer de ritstaat kiezen waarin de deelnemer meegaat.
Als er geen rit gekoppeld is aan de deelnemer, dan staat de boeking wel in de lijst boekingen.
In de ritstaat wordt een deelnemer pas getoond als de deelnemer aan de ritstaat gekoppeld is.
Je kunt deelnemers koppelen in de ”Lijst Boekingen”
Ingeschreven maar niet gekoppeld
Als niet alle deelnemers die status “ingeschreven” hebben van het uitje gekoppeld zijn aan een ritstaat, dan krijg je een waarschuwing te zien op de ritstaat.
Klik dan op de waarschuwing om naar de boekingen te gaan en de deelnemer te koppelen.
Hierdoor mis je nooit een ingeschreven deelnemer op een uitje.
Klik op
om naar een overzicht van alle boekingen op dit uitje te gaan.
Daarin staan alle boekingen van alle ritstaten, wachtlijst en alle statussen.